공무원 문서작성법

공무원의 일과는 쓰기로 시작해서 쓰기로 끝난다

공무원은 하루 종일 쓴다.  정책을 기획하든 이를 집행하든 1차적인 성과물은 문서이다.

문서작성에 대한 지침이 없다

⌜사무관리규정⌟이 유일하다.   이는 문서서식이나 기안문 작성방법에 대해 기본적인 사항만 알려준다.   문서작성법이 그동안 없었던 이유를 정리해 보면

o 문서의 목적과 종류가 워낙 다양하고

o 부서마다 독특한 양식(Style)이 있고

o 결재권자의 취향에 크게 좌우되기 때문이었다.

그러다보니 공무원이 문서를 제대로 쓰도록 안내하는 자료도 없고 교육도 없다.  공무원은 직장에서  ‘깨져가며’ 스스로 터득하고 있다.  이래서야 생산성이 말이 아니다.

대통령과 비서실이 나섰다

노무현 대통령은 보고를 받으면서 보고서 작성과 관련하여 여러 차례 지적을 하였다.  급기야는 비서실내에서 ‘보고서 품질향상연구팀’이 발족(05.5)하여 ‘보고서 작성 매뉴얼<보고서 잘 쓰는 방법>’을 만들어 대통령에게 보고(05.10)하였다.  이 매뉴얼은 각 부처에 이첩되어 빠르게 확산되고 있다(‘보고서 작성 매뉴얼’과 ‘보고서 작성 매뉴얼이 나오기까지’는 중앙공무원교육원 사이트에서 찾아볼 수 있다.  찾는 방법은 http://www.coti.go.kr → 전자도서관 → 교육자료 바로가기 → COTI e-Book → Vol 1(크릭)이다.

연구회는 블로그에서 ‘심봤다’

연구회가 자료를 찾던 중 공무원이 보고서를 잘 쓰려면 어떻게 해야 하는지에 대해 논문 형식으로 게시물에 올려 논 블로그(http://myhome.naver.com/bybyo/index.html)를 발견하였다.  여기에는 지방공무원이 쓰는 보고서에 대해 울산광역시 동구에서 작성한 자료도 올라와 있다.  이 두 가지 자료를 퍼 와서 여기에 첨부한다.

공무원은 보고서 한 장으로 능력을 다 말한다.

가. 공무원은 보고서로 말한다.

오늘날 우리가 사는 사회를 칭하여 “정보화 사회”라고 칭한다. 정보화의 시대적 특성으로는 무엇보다도 지식의 폭증 및 정보화를 촉진하는 컴퓨터 기술의 급진전과 동시에 쓰레기의 80%이상이 종이라는 사실이다. ‘70년대에 IBM에서는 “종이 없는 사무실(Paperless Office)" 만들겠다고 제창한 것이 허사가 되고 말았다.

AD15년 후한의 채윤(蔡胤)이 종이를 발명한 이후 인간은 이 매체를 통해서 역사를 기록하여 왔고, 지식을 오늘날까지 전달하여 왔다. 독일 구텐베르크가 활자를 만들어 책을 만들 당시에 에라스무스(1466～1536)라는 철학자는 “이제는 편지란 지구상에 사라질 것이다”라고 하여 손으로 쓰는 것이 사라질 것으로 예언하였으나 지금도 존재하고 있다. 전자문서가 주종을 이룬다는 오늘날에도 아직도 종이보고서 문화가 존속하고 있다. 이 같은 종이문화의 마력은 마치 손오공 동화책에 나오는 “부처님의 손바닥”과 같이 인간은 여기에서 벗어나지 못하여 왔다.

에라스무스로서 대표된 북방 휴머니즘은 이탈리아 르네상스의 영향을 받아 본격적으로 시작되었으며 그것은 근대적 방법에 의한 인쇄술이 보급됨에 따라서 보다 대중화되기 시작하였다.

특히 행정은 요식적 행위를 중히 여기기에 “공무원은 서류로 말하고, 서류를 위해서 존재한다”고 하기도 한다. 공무원이 작성하는 공문서 중 내부의사결정 문서인 보고서는 문서중의 문서라고 하겠다. 선진국일수록 보고서를 중시하여 미국에서는 지난 1972년부터 보고서 망국론을 제창하여 왔으나 아직도 공무원은 보고서를 작성하기 위하여 존재한다고 할만큼 활용되고 있다. 지난 1991년 “사막의 폭풍(storm of sands)”의 암호명으로 중동 전을 하는 도중 전장에서도 보고서를 작성하려고 컴퓨터를 짊어지고 다녔다고 한다.

공무원생활을 하다보면 보고서 작성 문제로 골머리를 앓는 경우가 종종 있다. 여기에 대한 일반원칙도 없고, 무슨 비결이라도 없으니 말이다. 이에 대하여 참으로 궁금히 여기는 분들을 위하여 전산교육을 담당하면서 느낀 점과 자타가 보고서 작성에 귀재라는 분을 찾아가서 자문을 구해보고, 행정선진국의 보고서를 비교 분석하여 본 결과를 요약하여 최소공배수를 살펴보고자 한다.

나. 보고서 작성의 일반원칙

최근 문서작성의 경향이 많이 변하고 있다. 직감할 수 있는 것으로 신문이나 잡지를 보면 쉽게 알 수 있다. 1985년부터 시사잡지의 대명사인 타임(Time)지와 뉴스위크(News Week)지에서는 “읽는 잡지”에서 “보는 잡지”“로 변모를 하였고, 흑백신문을 고집하던 뉴욕타임(New York Times)지도 지난해부터 칼라 판을 내고 있다.

“읽는 문서→보는 문서”의 변모 특색 : ① 박스 혹은 역상으로 요약하는 린(lean)방식 혹은 리드(lead)방식 도입, ② 사진이나 도표 등 시각적인 이미지처리를 강조, ③ 단색에서 칼라로, ④ 상징적인 표현보다는 구체화 작업을 중시, ⑤ 현장감을 강조하여 행동(연출방법)화를 용이하게 함.

이에 보조를 맞추어 국내의 잡지에서도 린(lean)방식 편집법과 리드(lead)방식을 도입하고 있다. 레이아웃에 있어서도 균형(balance), 대조(contrast) 등을 중시하여 중앙배치 등의 과거관행에서 탈피하여 “여백으로 말한다”는 불균형․파격 배치법(unbalance ＆ broken layout)을 도입하고 있다. 행정기관의 보고서 역시 이런 경향에 편승하여 문자표현 중심에서 과감히 탈피하여 논리표현(logic-type), 통계(statistics-type)표현 및 이미지표현(image-type) 보고서를 작성하고 있다.

긴 문장을 다 읽지 않아도 알도록 요약하여 보다 눈에 띄게 여백에 요지를 다는 형식

서양식 잡지나 신문에 많이 사용, 첫 단락에서 전체를 요약하는 방식

White space says more than a sentence does(여백은 문장이상을 말한다.) : 일반적으로 행간을 읽는다고도 표현하는데, ① 보고하는 목적이 무엇인가를 면책인지 정보전달인지 등, ② 보고서 작성상의 의사여과과정 및 왜곡상태, ③ 주로 누구의 생각을 담고 있는지?, ④ 보고 후에 어떤 후속사건이 있을지 등, ⑤ 최악의 경우 이 보고서로 인하여 어떻게 당할 지 등

이미지(image)란, 미라의 얼굴을 덮던 가면(imago)에서 나온 단어로 환상적인 잔영을 의미하고, 광학에서는 실상이 렌즈를 통해서 맺혀진 허상(虛象)을, 멀티 미디아에서는 사진 등의 영상을 의미함.

사실 이런 경향을 몰고 온 배후에는 최신 사무자동화 프로그램이 지원하여 가능하게 하였다고 하겠다. 여기서는 이들 최신 프로그램을 갖고 보고서를 작성하는 것을 전재로 언급하고 있다.

우선 보고서 작성에 앞서 일반문서를 작성하는데 있어서 전세계적으로 기피하는 사항을 절대적 금지사항으로 하고, 읽기에 오해를 불려 올 수 있거나 세칭 모양새가 없어 보이는 사항을 상대적 금지사항으로 양분하여 다음과 같이 언급하고자 한다.

1. 절대적 금지사항

일반적으로 서구사회나 우리 나라 지식사회라는 대학 및 연구소에서는 서술식(敍述式)을 선호하고, 일본행정기관이나 영국에서는 개조식(個條式)을 대체로 선호하고 있다. 최근에 우리 나라에서는 개조식과 서술식의 장점을 복합한 개조서술식 보고서를 선호하는 경향이 있다.

개조식(article-type description)이란 법조문이 대표적 형식인데, 주요한 항목을 나열함으로써 평소에 자주 접한 내용은 빠른 시간 내에 내용을 파악하기가 용이함. 그러나 서술식 문장을 대하던 사람은 내용파악이 전혀 되지 않는 경우도 있음. 그래서 최근에서는 개조․서술식 문장을 선호하기도 함.

그래서 서구사회에서는 서술식 보고서를 사용하기에 수천 페이지나 되는 장문의 보고서가 있는가하면 짧게는 한 장 짜리 보고서도 있다. 장문의 보고서에서는 불문율이지만 첫 문단(the first paragraph)에 전체를 요약(gist)하여 적고 있다. 우리 나라에서는 신문이나 잡지에서도 이 방법을 활용하고 있고 있다. 이와 같은 요약방식을 리드(lead)방식이라고 한다.

한편 잡지에서는 첫 문단에 요약하지 않고, 첫머리 혹은 중간에 요약하여 일본말로는 아미(あみ)처리 즉 우리말로는 역상(grabbier)처리 내지 박스(box)를 처리로 활자체를 달리하면서까지 한 분에 볼수 있게 요지를 달고 있다. 이런 방식을 린(lean)방식이라고 한다.

한편  서술식이든 개조식이든 공통적으로 하지 말아야 할 표현방식으로는 다음과 같다.

□ 틀린 글자와 빠진 글자를 없애라.

1923년경 일본에서 모신문에서는 “천황(天皇)”을 야간에 작업을 하느라고 하늘천(天)자를 잘못하여 개견(犬)자로 식자하는 바람에 견황(犬皇)으로 인쇄된 사례나 1950년대 우리 나라에서도 모신문에서 “이승만 대통령”을 한자로 표기하는데 식자공의 실수로 견통령(犬統領)으로 출간한 적이 있었다.

신문사와 출판업업을 하시는 분들의 말씀은 가장 어려운 일이 오자(誤字)와 탈자(脫字)를 없애는 일이라고 한다. 그래서 그 신문사에서는 아예 대통령이라는 한자는 묶어서 사용했다고 한다. 신문사에서는 일반적으로 7 번 이상 교정하는데도 그래도 오자와 탈자가 간혹 생기고 있다.

일간신문에서 자주 실수하는 것이, ‘97년도 모 장관이 경질되어 모 신문사에서 “장관 경질”이라는 제하의 글을 게재하였는데 막상 경질된 장관이라고 전(前) 장관의 이름을 그대로 실었다. 또한 2004년 지방총선에 나올 예상후보자를 소개하면서 밑에 사람의 경력을 그대로 “변호사협회 회장”이라고 그대로 복사를 한 것으로 보인다.

지난 ‘93년부터 지방의회가 생기고 나서 매년 의원들이 행정사무감사를 하는데 단독메뉴로 “오자와 탈자 ”를 잡아서 “의원을 이렇게 무시하느냐 ? 오자와 탈자에도 신경을 쓰지 않았으니 의회를 경시하는 행위다.”라고 호되게 꾸중을 하면서 기선을 잡는다. 심지어 여성사회복지과장에게 가정복지(家庭福祉)라는 문장에 복(福)자에 기역받침(ㄱ)이 빠진 것을 보고 한번 읽어보라고 한 적도 있었다.

보고서를 작성할 때는 오자나 탈자가 보이지 않으나 막상 보고를 하려고 하는 순간에는 이상하게 만큼 눈에 오․탈자가 들어오는 것이다. 이것은 시야문제다. 보고서를 작성하다가 보면 정신에 그곳에 집중되어 있어서 옆도 앞도 보이지 않는다. 이를 두고 터널시야(tunnel sight)라고 한다. 평소에 보여도 당황하거나 긴급한 순간에는 옆에 놓고도 모르는 것이다.

□ 아무리 긴 문장이라도 40 단어 미만으로

사람은 한눈에 볼 수 있는 문장은 글자수로 40 단어 미만의 길이라고 한다. 그 이상은 읽기를 기피하고 건성으로 읽는다는 것이다. 실존주의 철학자인 하이데거의 문장은 장문으로 유명하다. 한 문장이 두 페이지나 되는 것도 있으나 한 두 번 읽어서 알 수 없다. 법원에서 사용하는 판결문도 장문이라서 한 두 번 읽어서는 알지를 못 한다. 보고서는 짧은 시간에 읽어서 이해를 할 수 있어야 하기 때문이다. 긴 문자는 잘라서 표현해야 한다.

개조식 보고서에 익숙한 사람에게 서술식 보고서를 제출하면 단문에 익숙한 사람에게 장문을 읽어보라는 것과 같이 답답해한다. 특히 기술분야 고위직 공무원은 각종 도면과 설계서를 많이 대했기에 서술식 문장은 칼막스 유물론처럼 어렵다”고 할 것이다. 이런 분들에게는 문자보다는 위치도와 같은 도면을 첨부하는 것이 효과적이다.

□ 보고서 1면에 17줄 이상은 적지 말라.

17 줄 이상은 답답한 느낌을 준다. 특히 업무보고서를 전문으로 하는 기획부서에서는 각실․과에서 제출한 보고서 줄 수만 세어서 조정하는 사람이 있다. 상위직에 갈수록 노안을 갖는 분이 많아서 글자의 크기(포인트 수)는 대략 13～15포인트 이상의 활자가 많이 쓰인다. 사실은 한자문화권에서는 모필(毛筆)로 글자를 쓰다가 보니 대략 큰 글자를 사용하다가 적은 활자에 익숙하지 못 한 문화적 유습(遺習)이기도 하다.

□ 명사로 끝나는 문장은 마침표를 찍지 않고, 명사형으로 끝나는 문장은 반드시 마침표를 찍는다.

마침표는 문장에서 마침을 표시한다. 문장이 아닌 단어에서는 마침표를 찍지 않는다. 우리말에는 단어에는 절대로 마침표가 붙지 않는데 영어에서는 U.S.A.와 같은 약어를 만들 때에 마침표(period)를 사용한다. IBM과 같은 회사이름인 경우는 축약단어 고유명사인데도 마침표를 찍지 않기도 한다.

그런데 문제는, 개조식 보고서에서는 “...다”로 끝내기보다는 “하였음” 혹은 “이미지 만들기”와 같이 명사형으로 끝내는 경우가 많다. 이 경유는 제1 명사형“ㅁ” 혹은 제2  명사형 “기”로 끝내는 문장에는 반드시 마침표를 찍어야 한다. 예를 들면 “...하기 바람.” 혹은 “ 미녀 만들기.”와 같이 종지부를 찍는다.

□ 문장 제일 마지막에 여는 부호가 오는 것을 금지한다.

유정식,□글3.0과 탁상편집,혜민사,1996, 180 면

즉 소괄호((), 중괄호({), 대괄호([), 큰 따온표(“), 작은 따온표(‘), 부등호(＜), 큰 부등호(≪), 작은 꺾쇠표시(「),큰 꺾쇠표시(『), 및 오른쪽 오목블록표(【) 등과 같은 여는 부호가 오는 경우는 있으나 이와 반대인 경우는 절대로 올 수 없다. 이와 같은 것들은 조금만 신경을 쓰면 가능하다.

또한 문장 맨 앞에 각종 구두점이 오는 경우는 절대로 없어야 한다. 문장이 시작도 하지 않았는데 구두점을 찍는다는 것은 징크스(jinx)로 생각하여 재수 없다는 분들도 많다. 그러나 주의를 환기하기 위하여 !!!를 사용하기도 하나 보고 받는 사람의 기분에 따라 자존심을 상하게 놀린다는 것으로도 오해를 할 수 있다.

□ 문단 앞이 아니고서는 문장 앞에서 띄우지는 말라.

문단의 모양을 내는 방법으로 들어 쓰기(indent), 내어 쓰기(out-dent)와 가지런히 쓰기가 있는데 문단 앞에서는 들어 쓰기를 하는 경우가 있으나 문장에서는 들어 쓰기가 없고, 문장 끝에서 띄우기 위해서 문장 앞에서는 빈칸을 두지 않는다. 최근에서는 첫 번째 문단의 첫글자를 더 크게 확대하는 경우도 있다.

동양에서는 원래 띄워 쓰기가 없었다. 우리 나라의 고어서간체를 보거나, 한문서적을 보면 띄워 쓰기를 하지 않았다. 일본어도 역시 최근에 와서 서양문법을 도입하고부터 띄워 쓰기를 한 것이다. 문법에 대해서는 전세계에서 일본 다음으로 강한 나라가 우리 나라이기에 대부분이 잘 지키고 있다고 하겠다.

2. 상대적 금지사항

상대적 금지사항이란 사회관습상 지켜온 것이 아니다. 그러나 행정기관에서 관례적으로 보기 좋게 하고, 읽는 사람의 입장에서 편리하게 하고자 한 것에서 지켜온 것이다. 예를 들면 “한 단어를 다음 줄로 넘기지 말라”라는 것은 읽다가 보면 “아버지 가방에 들어간다“고 읽을 경우도 생긴다는 심려에서 한 것이다. 그러나 최근에 와서는 단어 사이에서도 과감하게 자르고 있다.

□ 외톨이를 만들지 말라

(혼자서는 외로워 못 살아).

번호를 붙이든, 문자표(□, ○,ㅇ,-등)를 사용하여 나열하든 간에 외톨이를 만들지 말아야 한다.

실례를 들면 다음과 같다.

< 문장에서 >

잘못된 예 : 1. 사랑이란 “ X끼고 X하는 것”라는 정의를 내리라면 X에 들어갈 말은 ?

잘된 예 : 사랑이란 “ X끼고 X하는 것”라는 정의를 내리라면 X에 들어갈 말은 ?(하나인 경우는 번호를 붙이지 않는다.)

< 번호 붙이기에서>

잘못된 예

1. 유명한 장군은

① 김유신

2. 우리 나라 : 대한민국

잘된 예

1. 신라장군 : 김유신(하나인 경우는 번호를 붙이지 않음)

2. 우리 나라 : 대한민국

< 문자표를 붙인 나열에서 >

잘못된 예

□ 사랑이란 X끼고 X하는 것에서 X에 들어갈 가장 알맞은 말은 ?

○ 첫 번째 X : 콘돔, 안경, 두 번째 X : 뽀뽀, 몰라

□ 모르면 가만히 있어요.

잘된 예

□ 사랑이란 X끼고 X하는 것에서 X에 들어갈 가장 알맞은 말은 ?

○ 첫 번째 X : 아끼고

○ 두 번째 X : 좋아하는 것(□, ○, ㅇ등의 부호도 하나는 붙이지 않는다.)

□ 같은 체계급수(hierarchy grade)는 개요번호(槪要番號) 및 부호를 같이 하라.

여기서 개요번호란 개조식 보고서와 같은 문장을 작성할 때 제목, 소재목 등을 붙여서 세부사항으로 들어가서는 활자의 크기를 달리하거나 문자표를 달리하여 급수를 나타내기도 한다.

이렇게 보고서의 체계를 위하여 단계적으로 번호나 부호를 붙이는 것을 개요번호라고 한다. 급수에 따라 글자의 호수를 달리하는 경우도 많다. 업무보고서와 같이 여러 사람들이 공동으로 약속할 경우에는 수합부서에서 서식을 정하여 보내 주기도 한다. 행정사무감사 때에 제출하는 경우에 미리 정해 준 체계를 준수하면 개요번호(gist number)와 급수체계(grade hierarchy)를 쉽게 지킬 수 있다. □글 워드프로세서(word processer)에서는 정해진 개요번호를 사용하기 쉽게 조정할 수도 있다.

실례를 들면 다음과 같다.

개요번호 붙이기

Ⅰ. 머리말

1. 연구의 목적

1-1. 보고서란 ? (비결 : 급수에 따라 글자크기, 개요번호, 글자체, 오른쪽으로 들어 쓰기 등을 달리하기도 함.)

같은 급수 같은 부호 붙이기

□ 타이핑 테스트 실시

○ 일  자 : ‘98. 3. 12

○ 준비물 : 필기도구 등

ㅇ 6급이상 공무원으로

ㅇ 3년 이상 시청근무를 한 자 (비결 : 급수에 따라 문자표, 글자크기, 글자체 오른쪽으로 들어 쓰기 등을 달리함)

공무원사회에 통용되는 보고서는 이와 같이 급수체계가 엄격하다. 실제 업무처리에 급수체계가 지켜지고 있는 것과 같이 보고서 작성에 체계적 급수는 ① 설득논리상 순서 혹은 우선 순위, ② 중요도 및 긴급성, ③ 보고 받는 사람의 호기심 자극정도, ④ 정보와 사건의 시계열 순서(time-series order) 등을 감안하여 순서와 급수를 정하게 된다. 정해진 원칙은 없고 단지 경험과 고된 훈련을 통해서 익히는 방법 밖에는 없다.

□ “머리를 무겁게 하는 보고서”에서 박스 내에는 4줄 미만으로 하라.

이대영, “유능한 공무원의 보고서 작성 비결”, 자치행정, 1996. 6월호, 86면, “첫머리에 박스를 만들어 내용요약, 목적, 이전에 있었던 사건 개요 등을 적은 보고서를 머리를 무겁게하는 보고서라고 함”

▲ "머리를 무겁게 하는 보고서" 형식

일반적으로 박스(글상자)를 보고서 위에 놓는 것을 “머리를 무겁게 하는 보고서”로 동양에서는 80% 이상 대부분의 보고서가 이런 형식으로 되어 있을 만큼 선호하고 있다. 이에 반하여 밑을 무겁게 하는 보고서는 기피하고 있다. 머리를 무겁게 하는 경우는 박스(Box)내에 주로 결론, 요약, 목적, 지난 사건의 개요, 내역 등을 적기에 가장 적합한 형식이다.

신임 기관장에게 집단민원과 같은 사건보고를 하자면 현재발생 사건에 대해서만 이해를 못할 것이다. 이 때는 머리박스에 지난 사건의 개요를 적으면 쉽게 이해를 할 것이다.

그러나, 사건개요나 내역 이외에는 아무리 길러도 4 줄 이상을 적으면 장문으로 인한 심리적 압박감을 준다고 한다. 이를 피하기 위해 이를 피하기 위하여 개조식으로 적거나 문자표 등을 사용하기도 한다.

그러나 머리를 무겁게 하는 보고서는 머리 부분을 짓밟히는 느낌을 준다고 해서 외교문서에서는 참으로 조심해야 할 것이다.

□ 적어도 유능한 공무원이 되자면 “보고서 1면주의(one-page report principle)” 원칙을 어기지 말라.

미국 중앙정보국에서는 미래를 예측하는 내용 외에는 “보고서 1면 주의”를 고수하고 있다. 예측을 수반하여 2면으로 보고된 것은 지난 ‘96년 10월 상의원에 보고한 “2020년 군사대국 경제대국 중국”에서 주요내용은 “ 2020년에는 중국은 경제대국이면서 군사대국으로 부상하여, 미국은 중국 GDP가 20조40억＄(전세계의 20%)의 67.8%정도, 일본은 25.7%정도에 지나지 않을 것임.”을 보고한 적이 있다.

홍창표,“중국의 금융위기 발생 가능성 및 인민폐 환율 전망”,기업나라,1998.2월호 42면

이와 같이 미래를 예측한 보고서로는 우리 나라의 사례로는 2032년부터 한국의 인구가 줄 것이라는 내용을 1995년 10월에 발표한 적이 있다. 그 외에는 3만명의 정보요원을 동원해 3개월 이상 수집한 정보도 한 장으로 보고되고 있다.

공무원 사회에 사용하는 보고서의 대부분은 한 장짜리 보고서다. 연구보고서, 귀국보고서, 출장결장보고서 등 특별한 보고서가 아니면 일반적으로 한 장 짜리 보고서를 보고서라고 부르고 있을 정도다.

□ 중간에 끝나는 보고서는 가급적 만들지 말라.

비록 한 장이지만 중간에서 끝내는 보고서는 무엇인가 성의부족을 의미하고, 주요한 내용을 빠뜨린 감을 준다. 심지어는 무언인가를 잘린 감을 주어서 문서작성에 까다로운 상사는 “그것을 자를지언정 보고서를 중간에서 자르지 말라”고 농담을 하기도 한다. 한 면이 원칙이나 2 면으로 하거나 3 면은 좋으나 반장 짜리가 나오면 글자의 크기나 줄 간격 등을 조정하여 중간에서 끝나지 않게 해야 한다

3. 문장, 입맞춤의 원칙(KISS RULE)

일반적으로 명문장이라는 것은 한번 듣고서는 알 수 없는 것이 많다. 이들은  어떤 면에서는 특히 간단명료하게 의사전달을 생명으로 하는 보고서 상에서는 졸문이라고 할 수도 있다. 보고서작성의 제1원칙으로 서구에서는 KISS RULE(keep it simple and special)을 고수하고 있다. 즉 간단하면서(simple)도 보고자의 독특한 모양과 문체로 개성(special)을 표현하라는 것이다.

그러나 보고서라고 해서 특별한 문장표현의 원칙이 있는 것이 아니라, 일반 문장표현의 원칙을 준수해야 한다. 여기서는 일반문장 작성의 원칙을 소개하고자 한다.

□ 제목(headline, title)은 미녀의 얼굴이다.

보고서에서 제목(title) 혹은 헤드라인(headline)은 참으로 중요하다. 미녀의 얼굴만큼이나 중요한 부분이다. 중요성에 대하여 Harvard대학 언어학 Charls H. Brown 교수는 “제목(헤드라인)은 그 보고의 종합이요, 결정이요, 독자가 삼키기 쉽도록 캡슐에 집어넣은 증류물( Headline is a synthesis, a crystallization, a distillation put into a capsule for easy swallowing)"이라고 정의하기도 하였다. 이렇게 하기 위하여 제목을 붙이는데 지켜야 할 것은 1) 동적인 표현으로, 2) 구체적인 표현으로, 3) 내용을 상징하기보다는 암시적이고 설명적으로, 4) 그리고 명사 혹은 동사를 사용할 것 등이 될 것이다.

이의용,“ 사보의 기획과 편집”, 동일출판사, 1990, 168면

□ 간명하고 명확하면서도 정확한 표현

일반적으로 명문(유명한 인사의 문장)이라고 하나 한번에 이해가 힘드는 경우가 허다하다. 보고서의 문장은 절대로 그와 같은 명문장을 요구하는 것이 아니라 누구나 쉽게 이해할 수 있는 간명(concise)하고, 명확(clear)하면서도 정확(correct)한 표현을 요구하고 있다. 여기에 대하여 나누어서 보다 자세히 살려보면 다음과 같다.

○ 간결한 표현

간결한 표현을 하기 위하여서는 1) 순접, 역접 혹은 전환의 접속사를 적절히 사용하여 고속도로와 같이 직설적인 표현, 2) 제목을 미리 정하여 주제의 분열을 방지, 3) 수식어, 접속사 및 삽입부분과 같은 쓸데없는 꼬리는 과감히 떼어버리기, 4) 주부와 술부를 떼어놓지 말며, 5) 역접(그러나), 순접(그리고), 전환접속사(그런데)를 남발하지 말아야 한다.

○ 명확한 표현

누구나 쉽게 이해하도록 표현하기 위하여서는 적어도 1) 전문용어 이외는 되도록 쉬운 용어를 사용, 2)짧은 문장은 강한 이미지를 심어 준다. 쥬라이 시저(July Cesare)의 “왔소, 보았소, 이겼소”는 짧기 때문에 명문이다). 3)긴 문장보다는 몇 개의 단락을 나누어 쉽게 이해를 도와야 한다. 즉 때와 장소에 따라, 서술대상에 따라, 입장과 관점에 따라, 사고의 순서에 따라 단락을 나누어라. 4) 숫자나 비유를 통해서 구체적인 표현을 한다.

○ 살아 있는 표현

살아 있는 표현을 위해서 적어도, 1) 구두점을 정확히 활용하되 특히 쉼표(comma)사용, 2) 상투적이고 관용적인 용어 사용을 지양, 3) 같은 말, 같은 표현은 식상하게 할지 모르니 지양, 4) 최근 시사용어를 사용하여 세대차이를 없애야 한다. 예로 복명서는 결과보고서로 행정용어 순화된 것으로 사용하는 등

4. 참신한 보고서 작성 비밀

참신한 보고서는 공직자의 입장에서는 보고 받는 사람의 의중을 적중하고 마음에 흡족하도록 하는 보고서라고 정의할 수 있다. 이와 같이 참신한 보고서를 작성하기 위해 무엇보다도 지시를 잘 받아야 한다.

□ 어떻게 지시를 받아야 하는가 ?

일반적으로 지시를 잘 받는 비결이라고는

이대영, 전게서, 80 면

① 평소에 자기의 업무분야에 대하여 제1인자가 되어야 한다.

② 현행업무에 대하여 문제발견의식과 해결의식을 갖고 늘 생각하여 여하한 질문이나 지시에도 정곡을 찌를 수 있다.

③ 지시를 받을 때는 반드시 적을 수 있도록 필기도구나 소형 녹음기 등을 갖고 간다.

④ 지시사항을 적으면서 분위기, 참석자 등을 파악하여 의중을 파악해야한다.

⑤ 동시에 주요하다고 생각되는 것에 대하여 “ 님께서 말씀하신 것은 ...와...와로 알고 있습니다.” 라고 복창을 한다. 이렇게 하지 않고서는 제1,2,3안 등을 마련하느냐고 인력소모만 한다.

⑥ 반드시 처리기한과 견해를 달리하거나 문제점에 대해서는 진언하여 명확히 하여 둔다. 지시현장에서  확정하지 않고서는 수 차례 보고를 해도 짜증만 사고 만다.

⑦ 예스맨(yes-man)으로서는 절대로 정확하게 지시를 받을 수 없고, 사전지식 없이는 더욱 어렵다.

⑧ 마지막으로 중간보고 기한 등과 방향 등을 복창하고 처리기한 내에 보고 및 조치를 치하고 보고서를 작성한다.

□ 보고 받을 사람의 입장에서 생각하라

‘97.7. 북구청 전산과 전산기회계장 남형근, “보고서를 잘 작성하려면 보고받는 사람의 마음에 들어야 한다. 보고받는 사람의 입장에서 보고, 작성하라“.

요령 있는 공무원은 새로 기관장이 오면 전부서나 직장을 방문하여 인근직원으로부터

① 잘 했다고 칭송을 받은 문서를 2 ～3 건 복사를 하여 성향을 분석한다.

② 인근직원으로부터 잘 사용하는 용어, 문체, 글자체, 색상, 보고서 양식, 배열 등에 대하여 정보를 수집

③ 기존직원들이 의중을 파악한 방법, 귀띔해 주는 사항(유의사항, 조심할 사항 등)에 대하서 간파한다.

그리고, 보고서를 작성할 때는 입장을 바꿔 생각해서

① 보고를 받기에 가장 편리한 시간인가 생각한다. 감정이 격화된 시간, 배가 고플 때, 중식 후 오수가 오는 시간, 명상하는 시간대 등을 파악한다.

② 보고를 받는 사람이 준비할 사항을 생각한다. 기념식장에 참석한다면 대회사(식사, 기념사, 축사등), 회비, 동령부인(同令婦人), 보조직원 등을 보고서에 넣어야한다.

‘98. 8. 대구북구청 총무국장 김호군, “행정자치부에서는 보고문서를 중요하게 여긴다. 보고서는 보고 받는 사람이 무엇을 해야 하는 가를 알여야 하고, 어떤 사람을 만나게 되나 무엇을 준비하는지, 동영부인하는지 등도 적어야 한다.”

③ 관련된 인적사항, 사전에 알아야 할 사항 등을 생각한다. 가령 개소식에 참석한다면 참석하는 국회의원, 유지 분의 인적사항 등을 사전에 알려야 한다. 향교 향음주례(鄕飮酒禮)에 참석한다면 유교적 주법과 용어 등을 익혀야 한다.

④ 과거와 현장의 분위기를 사전에 파악하여 보고한다. 집단민원 시에는 사건의 전말과 과거경위 및 주동자의 난폭행위 경계등에 대하여 사전에 준비해야 한다. 경찰동원 및 안전관리 직원을 충분히 고려해야 한다.

□ 제갈공명의 상황독파법(outline map)을 익히자.

삼국지(三國志)를 읽어보면 누구나 감탄하는 것이 있다면 제갈공명(諸葛孔明)의 선견지명(先見之明)이다. 마침 망원경으로 보고 있는 양 정확하게 알고 있으니 말이다. 상사의 위치에서 부하직원을 보면 훤히 보이는 것이 바로 관점을 달리하는 것이다. 대구시북구청장님께 어떻게 해서 그렇게도 박학다식(博學多識)하게 아시는지 비결을 물었다. 그분의 대답은 “구청장이 많이 아는 것 같지만, 자리가 말한다. 같은 이야기를 해도 유식해 보이고, 무게 있어 보이는 법이다. 또한 정보를 제공해 주는 사람이 있기 때문이다.”라고 다방면에서 듣고 생각하기 때문이라고 실토를 하신 적이 있다.

‘92. 7. 대구광역시 북구청2층 소회의실, 7급직원과의 간 간담회의장

여기서 제갈공명이 적의 성동격서 전략을 알아차리는 상황분석법을 살펴보면,

① 조감도(鳥瞰圖, bird's-eye view)적인 견해를 가졌다는 데에 있다. 산부인과 의사처럼 한 부분만 전공해서는 “나무만 보지 숲을 보지 못 하는” 실수를 한다. 전체의 흐름을 볼 수 있는 안목이 필요하다. 이번에 이런 수작을 하는 것은 나중에 무엇을 의도하고 있는 계략인가를 생각하면 된다. 전문가일수록 전체를 생각하지 않는 실수를 범한다. 이런 실수를 두고 「열 개 기둥의 오류(ten-post error)」라고 한다. 판자 10개로 담장을 만들자면 현실적으로 기둥은 11개가 필요하나 10개라고 하는 실수를 두고 말한다.

② “입장 바꿔 생각해봐“(易地思之) 즉 내가 그 사람의 입장에 있다면 어떻게 하겠는가를 생각한다. 인간은 십중팔구는 그렇게 한다. ”입장 바꿔 생각해봐“라는 노래가사처럼 내가 그 사람의 처지라면 어떻게 하겠다 하는 것을 생각해 보는 것이다.

③ 앞뒤, 좌우를 연결하여 보고, 부분을 종합해 보면 전체적 윤곽이 나타난다. 과거와 현재를 연결하면 그 연장선상에 미래가 있다. 얽히고 설킨 문제의 경우는 처음부터 재구성하는 방안으로도 해결의 실마리를 잡을 수 있다. 오늘날의 용어로 관련된 사항에 대해서 윤곽도(outline map)를 작성하는 것이다. 추진할 순서, 관련된 사항 등을 고려하여 길라잡이 그림(road map) 혹은 매트릭스(matrix)를 그려보는 것도 해결에 도움이 될 것이다. 한눈에 문제의 전모를 파악할 수 있을 것이다.

明心寶鑑,“미래를 알려면 먼저 과거를 살펴라: 欲知未來者先察其情)

④ 마지막으로 행간을 읽어라(read  between  the lines). 글자로 표현된 것을 넘어서, 언행을 보고 숨겨진 것을 보아야 한다. 감추어진 배경, 뒤에서 조종하는 인물을 파악하라. 집단민원의 경우에 대다수가 꼭두각시놀음을 하고 있다. 뒤 조종에 의해 움직이고 있다는 것을 파악하면 문제해결이 용이할 것이다.

□ 염라대왕의 수명부(checklist)를 활용하자.

우리는 아주 정확한 기록을 칭하여 염라대왕의 수명부(壽命簿)와 같다고 한다. 수명부는 사람을 확인하고 명단에다 체크를 하는 방법이다. 인간이 만든 것 중에서 체크리스트만큼 결과를 확실하게 보장하는 것은 없다. 보고서를 작성할 때에는 포함할 사항을 평시에 기록하여 놓았다가 작성 시에 하나하나 점검하는 방법이 필요하다. 아니면, 알맹이 없는 보고서가 되기 십상이다. 보고 받는 사람은 자신이 원하는 내용이 하나라도 없으면 알맹이가 없다고 한다.

독일의 문호 괴테는 “인류발명 중에 가장 위대한 것은 복식부기와 체크리스트만이 완벽하게 한다.”고 말한 적이 있다. 복식부기 역시 우리 나라 개성상인들이 이탈리아 베니스 상인에게 전하여 오늘날의 복식부기(double-entry bookkeeping)가 되었다고 한다. 염라대왕의 수명부처럼 현장확인하고 체킹하는 체크리스트(checklist) 역시 빠짐없이 챙길 수 있게 하고 있다. 그래서 일본사람들이 늘 하는 말이 “체크리스트 없이는 완결은 있을 수 없다”고 하면서 그들은 목록 만들기를 좋아한다. 미국사람 역시, 소망목록(wish list), 해야할 일 목록(to-do list), 점검목록(checking list) 등을 만들어서 챙기고 있다.

□ 보고서는 미니스커트(Mini-skirt) 차림의 미녀와 같다.

○ 손에 잡힐 듯이 구체화하라

구체화작업(具體化作業)이란 추상적인 것을 눈으로 볼 수 있도록, 도표(위치도, 약도, 추진체계도, 업무흐름도, 원인분석도, 청사진 등)로 그리기, 통계숫자로 제시하기, 모형 만들기, 조감도(bird's-eye view)등 그림 그리기, 문제의 재구성 및 역할연출(role playing), 시뮬레이션(simulation), 모델링(modeling), 현장견학(self image-making), 차트 작성, 사례 제시 등

최근 전문직(건축, 토목, 전산직 등)의 상사들은 대다수가 도면, 사진 등으로 된 설계도 등을 보는데 익숙하여 문자 표현된 문서를 읽는데 거부감이 크다. 50자 넘는 문장을 두 줄만 있어도 “칼막스의 유물론처럼 어렵다”고 한다. 앞으로는 행정직마저 이런 경향으로 흐르고 있다. 판결문마저도 도면을 활용하고 있다.

손에 잡힐 듯이 구체화하는 방법은

① 판례, 사례나 구체적인 실례를 2 개만 들어라 (3 개는 너무 많고, 1 개는 무성의하거나 못 믿는다.)

② 현장에 데리고 가서 설명하는 것이 민원해결에서는 최고다. 아니면 현장 사진을 전후 비교하는 방법도 있다.

③ 통계는 수학의 매춘부다. 남성에게는 매춘부가 없으면 아쉬운 존재임은 틀림없으나 믿을 수 있는 것은 아니다. 그러나 남성의 혼을 빼앗는데는 매춘부 이상 없다고 한다. 통계숫자 역시 확신을 심어주는 마력을 지녔다. 그래서 계량화하거나, 통계를 인용하라.

④ 사진, 도면, 지도, 그림표, 모형, 조감도 등을 활용하여 한 눈에 볼 수 있도록 만들어라.

⑤ 최신 영상소프트웨어를 활용하여 이미지처리를 하여 시청각매체를 통해서 보고를 드려라. 최근 파워포인트로 많이 하고 있다.

○ 섹시하게 분장시켜라.

같은 얼굴이라도 화장의 여부에 따라 달리 보이는 경우가 많다. 보고서는 문서라기보다는 자기의 의견을 피력하기 위한 상품이라고 생각하여야 한다. 심지어 분신이라고 생각하는 것이 더 확실하다. 상사는 보고서로  보고하는 사람의 인격 혹은 업무능력으로 판단하곤 한다. 따라서 보고서는 때로는 “승진의 마술램프(magic lamp of promotion)”로 작용할 수도 있다. 즉 부지런히 보고서를 제출하면서 분위기를 봐가면서 승진도 부탁하고, 얼굴도 이름도 익히면 누구보다 유리한 고지를 선점할 수 있다.

후광효과(hallow effect) : 한 번 서류를 깔끔하고 정확하게 만들어 가지고 갔을 경우에 신임을 얻었다면 나중에는 그 사람을 보고 서류를 보지 않는 경향이 있다.

알라딘 마술램프의 작동은 요구에서 시작된다고 한다(to ask). 주문을 외던, 기도를 하던 어떤 형태로 요구해야 한다. 공무원의 승진도 비결은 요구(to ask)라고 한다. 우선, 직속상관에게 요구하고, 만나는 사람에게 결재 때마다 요구하라. 보고할 때마다 요구하라.

여기서『한 장 보고서(one-page report)』를 강조하는 이유로는 가장 짧으면서 강력한 인상을 줄 수 있는 보고서가 바로 한 장 짜리 보고서라는 것이다. OPR(한 장 짜리 보고서)의 마력은

① 요사이 스피드 시대에 푸근한 마음으로 보고를 받고, 이야기를 나눌 뜸이 없어 대부분이 부재보고(不在報告)이고,

② 1면으로 보고받는 사람의 심리적 부담을 최소한으로 줄이고,

③ ‘60년대 시골 할아버지들이 초미니 아가씨를 보고서 아연실색(啞然失色)한 이유는 감출 것

은 철저하게 가리고 보여 줄 것은 다 보여 주었다는 것이다.

④ 어스름한 달밤에 한복 입은 여인처럼 오랫동안 아쉬움을 두고, 강렬한 인상을 남길 수 있

다는 것이다.

⑤ 무엇보다도 가장 경제적이라는 것이다.

2면 이상이면 요지(gist)를 달고, 10면 이상이면 목차(contents)를 작성하며, 동시에 4면 이상이면 쪽번호를 붙여야한다. 물론 보고서를 받는 사람의 편의도 생각하지만 그것보다는 보고서를 돋보이도록 하는 것이다. 최근에서는 상사에게 보고서의 좌측상단에 색지(色紙)로 귀지(dog-ear, 일명 아첨지, 아양지)를 붙이기도 한다. 요지는 적어도 제목, 주요항목과 행정사항에 상사가 선호하는 색으로 밑줄을 그어서 눈에 들게 한다. 보고서 내에는 색지(色紙)로 간지(間紙)를 넣기도 한다.

5. 하드 트레이닝(hard training)만으로

사실 참신한 보고서라고 하더라도 보는 사람마다 다르다. 모두가 주관적인 관점에 따라 다르기 때문이다. 내용을 중시하는 사람도 있고, 모양새를 중시하는 사람도 있다. 자기 마음에 들지 않으면 다른 사람이 아무리 좋아도 문제의 보고서가 되고 만다. 그래서 보고서를 작성하는 비결이라고 있을 수 없다. 유일한 방법이라고 보고 받을 사람의 기호에 맞도록 몇 번이고 시행착오를 하여 만드는 방법뿐이다. 따라서 보고서 작성에는 귀재가 없다.

신품사현(神品四賢)에 한 사람인 김생선생님이 어느 날 제자에게 어떻게 하면 글씨를 잘 쓸 수 있는지 하는 질문을 받았다. 그는 아무런 대답을 하지 않고 한참 가다가 못을 가리키면서 “먹물이 저 정도는 되어야 썼다고 하겠지. 나도 아직 배우는 중이라네”라고 대답을 했다.

그러나 일반원칙을 익혀서 몇 번이고 고된 실제훈련을 통해서 익히는 방법이라지 만 결국에는 자기도 모르게 귀재가 되고 만다. 마치 서산대사가 불경이 어렵다고 배우려 들지 않는 제자에게 한 말이 “가랑비에 옷이 젖는 것은 보려고 해도 보이지 않으나 옷은 젖는다”라는 말을 했다. 좋은 보고서를 만드는 것도 하루아침에 한 수 배웠다고 되는 것은 아니다. 가랑비에 옷이 젖듯이 자신도 모르게 익혀지는 것이다.

禪家龜鑑,序文, “細雨濕衣看而不見, 閑花落地聽而無聲...”

예로부터 한자문화권에 있는 우리 나라는 신언서판(身言書判)이라고 해서 문서를 중히 여겼다. 단순히 의사표현의 도구를 떠나서 그 사람의 인격시하였으며, 글씨를 서법, 서도라는 예술적 차원에까지 승화하였던 것이다. 특히 문장을 잘 쓰는 것을 더욱 중시하였던 것이다.

한편 서양에서도 보고서를 중시하여 지난 1972년부터 보고서 망국론이 일고 있다. 지난 1995년10월에 뉴욕시(New York City)에 범죄와 전쟁을 선포하고 결과를 매일 보고하는 인력이 빼앗기자 경찰들로부터 “우리는 범법자를 잡는 경찰이지, 보고서나 만드는 그런 사람이 아니다”라는 불만의 소리가 나올 만큼 보고서는 보고서 작성은 미국 행정에 중요한 자리를 차지하고 있다.

Business Week, Sep.15,1995, P.37 “ We aren't report-makers, but the policeman to catch the law-breakers against the combat...."

그러나 공무원으로 일단 들어 왔으니, 남다르게 보고서를 작성해서 세칭 “승진의 마술카펫(magic carpet) ”를 타고 다른 사람보다 앞서는 길이 없는 것은 아니다. 열심히 익혀서 보고 받을 사람의 마음에 쏙 드는 방법을 터득하는 것이 관건이다.

다. 보고서 작성에서 제출까지

1. 보고서 작성의 일반과정

보고서를 만들어 제출하는데 특별한 과정이 따로 있는 것은 아니다. 평소에 글을 쓰거나 논문을 작성하는 것과 별다른 것이 없다. 단지 서식이나 용어에 조금은 신경을 써야 한다고 할뿐이다. 쉽게 말하면 초등학교에서 관찰보고서 혹은 대학에서 학기말 리포트 쓰던 경험을 되살리면 충분하다.

일반적인 문제해결과정(problem-solving process)은 ① 현황파악(problem analysis, 문제점 발견), ② 정보수집(information-collection, 자료수집), ③ 해결방안 강구(alternatives, 대안 및 개선방안 등), ④ 최선방안 선택(selection of the best alternative, ⑤ 행동계획(action plan,해결방안 건의, 보고서 제출 등) 및 실행(do), ⑥  평가 및 환류(estimation and feedback)의 단계를 밟는 것이 일반적인 방안이다.

이 방법은 Harvard University의 사례연구에서 통용하고 있는 문제해결과정임.

□ 현황파악(문제점 발견, 현장확인)

공무원생활이나 직장생활에 가장 중요한 것은 평소에 가진 생각이다. 평소에 문제발견의식(problem-finding consciousness)을 가지면 많은 문제점을 발견할 수 있다. 아니면 위기관리의식(crisis-control consciousness)만 가져도 현황파악에 정상과 비정상을 쉽게 파악할 수 있다. 이와 같은 주변을 살펴보고, 비교하며 이상한 점을 찾아보고자 하는 『성찰적 눈길』만 있다면 현황파악이 가능할 것이다. 현황이란 사건현장, 집단민원현장, 상사의 지사사항, 사고자체, 위험가능성, 다가올 위험일 지도 모른다.

문제발견의식이란 평소에 같은 사물이나 현상을 보고도 ① 언제(when), ② 누가(who), ③ 어디서(where), ④ 얼마나 많이(how many), ⑤ 얼마나 만큼(how much), ⑥ 왜(why)라는 잣대로 관찰해보는 성찰에서 비롯된다. 이런 의식을 갖고 있으면 보이게 된다. 사서오경(四書五經) 중 하나인 대학(大學)에서 “마음에 없으면 봐도 보이지 않고, 먹어도 그 맛을 모른다.”고 했다.

大學, “心不在焉觀而不見食卽不知其味..“

사실, 현장에서 현황파악이나 문제점발견은 “아는 것만큼만 보인다.

현장에서 조사할 항목(to-research list)

ㅇ 장소(위치, 소재지, 주소) ㅇ 일자(발생일시, 사건일시, 일정별 사건) ㅇ 당사자 인적사항(주소, 성명, 생년월일, 주민등록번호 등) ㅇ 목격자, 주변참석자 인적사항(직급․성명, 성명 및 연령) ㅇ 현장 실측(목측, 보측 등) ㅇ현장증거 확보(사진촬영, 증언녹음 등) ㅇ 주변분위기(사물배치,참석인물,언론의  취재상황 등) ㅇ 주변여론, 언론의 동향 ㅇ 의문점 기록 (나중에 사건 재구성  및 문제해결의 실마리가 됨)

”산에 나물을 켜러 가보면 많이 아는 사람은 한 보자기 뜯어오는데, 모르는 사람은 한 잎도 못 뜯어온다. 그러나 한편으로 “보는 사람의 마음에 따라 달리 보인다.”는 것이다. 수많은 사람이 사과나무에서 사과가 떨어지는 것을 봤으나 만유인력(萬有引力)의 법칙을 발견한 사람은 뉴턴(I. Newton)뿐이다. 그만이 그것을 보고자 하는 마음을 가졌기 때문이다.

일반적으로 상보설(相補說)이라고 하는 학설을 주장한 보어(Bore)의 양자설의 일종임.“개 눈에는 똥밖에 띄지 않는다.” 혹은 “부처님의 눈에 부처만 보인다” 등.

여기서 안다는 것은 경험, 견문, 유사경력, 지식 등에서 얻는 것이다. 마음을 가진다는 것도 관심을 갖고 찾고자 눈길을 주고 있는 경우에만 가능하다.

□ 정보수합(자료수집,여론수렴,의견청취)

다음 단계로는 이와 유사한 사례, 관련자료(현장사진, 목격자 의견, 여론, 이해당사자의 주장, 전문가의 의견, 행정관련자의 복안, 판례 등)를 수합한다.

정보(情報)에는 확인된 일반정보(information)와 미확인된 첩보(諜報, intelligence)가 있는데, 정보만으로 해결이 되지 않을 경우는 첩보도 활용하는 방안이 필요하다. 첩보나 정보는 안테나만 세우면 생각 외로 쉽게 고급정보를 취득할 수 있다. 국가의 기밀도 이외로 신문이나 언론에 흘려 나오고 있다. 지난 서해안 교전상황의 정보는 국회에서 국정질문을 하는 바람에 언론에 나가 북한에서 해군첩보망과 전투대응체계를 전환할 만큼 중요한 기밀이었다.

孫子兵法, 始計篇, 孫子曰兵者 國之大事死生之地存亡之道不可不察也. 五經之以五事校之以七計而索其情.

① 문헌정보(bibliography information)로는 논문, 대통령 및 국무총리의 담화에서 연두기자회견, 국무의원의 연설문, 시장 등 기관장의 신년 인사말, 관련법령, 조례에서 규칙에까지 관련된 지침성 문서, 유사해결사례, 각심급법원의 판결사례, 행정심판 사례 등은 반드시 최대한 살펴봐야 한다. 여기서 소홀하면 “업무상 과실”을 인정해야 하는 경우가 생긴다.

국가배상법 제2조에서 고의 또는 중대한 과실의 경우에는 구상권 행사를 하기 때문에 “당시에 가장 관련사례 등을 종합하여 일반상식을 갖은 같은 경력의 사람이라면 그렇게 하지 못할 만큼 최선을 다했을 경우는 구상권을 행사할 수 없다”는 대법원판례가 있음.

② 그러나 가장 생생한 정보(naive information)는 인적정보(human information)다. 이해당사자를 만나서 의견을 청취하고, 전문가를 만나서 해결방안을 묻고, 상사를 만나서 복안(속셈)을, 현장 목격자를 만나서 목격담을 아무도 말을 하지 않으면, 주변의 분위기로 파악해야 한다.

먼저, 사건관련자의 목록(accident-relatives list)부터 만들어서 모두 만나거나 전화를 해서라도 다 듣고 기록을 남겨라.

이해당사자 및 관련자 목록 (accident-relatives list)
번 호	성명	주소	생년월일	연락처	질문할 사항	의견요약

분위기에 대한 정보도 나중에는 문제해결의 열쇠가 되기도 한다. 아무리 해도 문제에 의심이 가는 공극(空隙) 혹은 함정에 빠져드는 블랙박스가 생기면 『자신의 육감정보(feeling information)』을 대입하면 블랙홀에서 실마리코드(clue code)를 찾아서 난제를 해결할 수도 있다.

이와 같은 정보수집을 위해 적어도 채근담, 목민심서, 논어, 명심보감, 성경 등은 몇 번이고 숙지하고, 인터넷 접속, 도서관 활용, 행정자료실의 자료를 적극 활용하면 많은 자료가 있다. 해당부처의 공청회 및 토론회 등에 참석하여 공식의견도 듣고, 전화나 인터넷으로 개인적 의견도, 해당부처(기관)의 인터넷 여론광장 등에서도 접속하여 관련정보를 수집하면 된다.

첨단지식의 섭렵을 위해 적어도 전문지 한 두 권을 정기적으로 구독하여 행정사례(선례, 판례, 심판사례)를 숙지하고, 외국의 사례도 평소에 수집하여 활용하는 방안이 최선이다. 막상 필요하여 찾으면 없는 법이다. 흔한 개똥도 약을 하려고 찾으면 없는 법이다.

□ 대안 찾기(alternative-seeking)

수집된 정보를 분석하고, 현장에서 파악한 상황을 종합하여 해결할 수 있는 몇 개의 대안을 정리한다. 수많은 해결방안이 나올 수 있으나 가장 좋은 방안 2, 3개 정도는 강구해야 한다.

대안(alternatives)으로는

① 완전한 해결은 되지 않으나 개선하는 방안,

② 원인을 제거하는 해소방안,

③ 공격에 대하여 대응하는 방안(대응논리, 대응행동, 대응책, 맞불작전 등),

④ 상대방의 주장이나 요구를 수용하는 방안,

⑤ 침체된 사업 등을 활성화(activation),

공무원의 사기 진작, 부진사업의 활성화, 침제한 주식 시장의 진작을 위한 유수정책(誘水政策), 지역경제진흥 등

⑥ 선무(宣撫, purification)와 같이 달래거나 경청하여 무마방안(butter-up) ,

⑦ 아예 무시하고 멋대로 해라하는 수수방관(袖手傍觀)하는 방안,

⑧ 위기한 자리를 모면하거나 숨돌릴 틈만 봐서 도망가는 36계,

⑨ “그래 법대로 하는 것 좋아하니 법대로 해보자”하는 식으로 법적쟁송하는 방안도 있다.

그러나

⑩ 대다수의 민원은 현장에서 사정을 들어주기만 해도 70～80%는 해결되는데 감정대립 혹은 의견대립에 의한 것으로 불만처리만으로도 끝마무리가 가능하다.

불만처리방안으로 ① 끝까지 들어주는 경청법, ② 감정대립되는 담당직원을 교체하거나, 조용하고 분위기 좋은 다른 장소에서 설득하거나, 혹은 저녁에 술이라도 한잔하면서 오해를 푸는 TMP(time, man, place) 3변법 등이 있음.

관련기관 혹은 부서가 많은 복잡한 사건,  다단계 행정행위(multiple administrative activities) 등에 의한 집단민원인 경우는 품질관리(quality control) 등에 사용하고 있는「물고기 뼈 모양 원인분석도(fishbone analysis diagram of causes)」를 작성하기도 하고, 각종 맵(map)을 활용하여 분석하여 단계별로 대응방안을 강구하기도 한다.

□ 보고서 제출하기

(보고서 작성에 대해서는 다른 장에서 집중적으로 언급하기에 여기서는 생략하고 다음 과정인 보고서 제출하기를 한다.)

주식과 보고서는 타이밍(timing)이 승부를 낸다. 아무리 잘 만든 보고서라도 너무 일찍 제출하면 긁어 부스럼 만들기처럼 나중에 문제만 악화하는 경우도 생기고, 잘 되지 않을 경우에는 “재수 없이”라는 말도 들을 우려가 있다.

한때 공무원 승진의 비결에 첫 번째가 안일무사(안일무사)하라. 즉 부지런히 설치다가는 꾸중을 듣기가 십상이고, 감사가 오면 제출할 일거리가 많아서 많이 지적을 당하여 결국은 인사상 불이익을 면하지 못한다고 해서 그런 말이 나왔다. 특히 3손주의(三損主義)라고 해서 쓸데 없는 보고, 제안이나 주장을 했다가 추궁 당하고(言卽損), 부지런히 순찰, 방문 등으로 민원을 야기시키거나 불법단속을 하였다가 상관의 비위를 상하게 하기 때문(視卽損 혹은 動卽損)이다.

막상 보고서를 적기(適期)에 제출한다는 것이 그렇게 어렵지만 않다. 자세히 살펴보면 눈에 보이는 법이다. 공무원 사회에서는 상관이 제출할 시간을 말하여 주는 것이 대부분이다. 한번 보고서를 제출하라고 할 때에 제출하면 되기 때문이다.

한편, 2, 3번 제출을 요구할 때에 했다가는 다해 주고도 욕을 얻게 된다. 더욱 사후약방문(死後藥方文)처럼 뒤늦은 보고서는 “무엇까지 주고 뺨 맞는 격”이 될 것이다.

하루 중에도 10～11시경에 보고를 하는 것이 가장 좋고, 배가 고프면 사람도 동물이기 때문에 신경질적이거나 사나워져서 글자 하나까지 따지기 십상이다. 점심을 먹고 오수를 취하는 시간도 삼가야 한다. 수면욕(睡眠慾)은 식욕(食慾)과 같이 오욕 중의 하나다. 오후 2시에서 4시 사이에도 제출하는 것이  다음으로 좋다.

孫子兵法, 軍爭,是故朝氣銳晝氣惰暮氣歸, 故善用兵者, 避其銳氣,擊氣惰氣, 此治氣者也.

공무원으로 가장 많이 기회를 놓치는 것은 다름 아닌 긴 기간 동안 끌고 가는 민원이나 사업에는 반드시 ①초동보고(初動報告, 초기동향보고), ② 중간보고, ③ 결과보고(종결보고)를 해야 하는데 중간보고를 자주하지 않아서 좋은 상하관계(senior-junior relationship)를 만들 기회에서 심지어 승진할 기회마저 상실하는 경우가 있다. 특이한 사항이 발생하였거나, 새로운 사건관련정보를 수집하였거나 기관장의 관심사항 등의 첩보를 입수하면 보고하는 것이 최선의 방법이다.

사실, 준비하고 호시탐탐(虎視耽耽) 엿보는  사람에게는 기회는 언제, 어디서나 있게 마련이다. 보고서 한 장을 들고 보고한다고 들어가서 별의별 부탁이나 인간적인 관계를 맺고 나오는 직원이 있다는 사실을 알아야 한다. 적진에 들어가서 『적과 동침』하는 경우가 많다.

이 세상은 자기가 하기 나름이다. 됫글(한 되나 되는  글)을 말글(한 말이나 되는 글)로 사용하는 사람도 있고 말글을 됫글로 써먹는 사람도 많다는 것이다. 루즈벨트(Theorde Rooseovelt)는 청년시절에 취업시험을 쳤는데 타이핑을 할 수 있느냐에 잘 한다고 호언장담을 하고 보니 3일 동안 타이핑을 배워서 실기시험에 통과했으며, “바람의 딸”이라는 한비아씨는 유엔(UN)에 원서를 내면서 스페인어를 중급이라고 써내고 그때부터 6개월간 배웠다고 한다. 얼마나 오래 했느냐가 문제가 아니다. 전문가들 이야기는, “공무원생활 40년 했다는 것이야 겨우 같은 실수를 40번 한 경험이다”라고 셈한다. 경험이 중요한 것은 아니고, 열성과 노력이 더욱 중요하다는 것이다.

1929년 10월 24일에 뉴욕 주식시장의 주가 대폭락을 계기로 시작된 경제불황은 미국 전역에 파급되고, 그것이 연쇄적으로 세계적인 대공황으로 확대되었다. 당시의 대통령 H.후버(재임 1929～1933)의 필사적인 방지대책에도 불구하고 물가는 계속 폭락, 1932년까지 국민총생산(GNP)을 1929년 수준의 56%로 떨어뜨리고, 파산자가 속출하였다. 이에 따라 실업자가 날로 늘어나 1,300만 명에 이르렀다.

2. 보고서 체제(report type)란 있는가 ?

우리 나라는 유교의 모양새와 남의 눈을 중시하는 사회이기에  형식, 서식 혹은 시세말로 포맷(format)을 내용보다 관심과 시간을 쏟고 있다. 세칭 폼생폼사(폼에 죽고 폼에 산다)는 말을 하고 있다.

특히 관료주의가 바닥에 깔려있고, 조직의 매운 맛을 보여주는 집단이 또한 공무원사회이기에 처음 공직생활을 하는 사람들은 보고서 한 장을 작성하라고 지시가 떨어지면 앞이 캄캄하다. 요사이는 사랑스러운 후배에게 친절하게 가르쳐 주는 선배도 많으나 과거는 그것이 무슨 비결인지 자기만 하는 노하우(know-how)를 『전가의 보도(傳家之寶刀)』처럼 간직한다고 말 한 마디 하지 않고 꾸중은 눈물나게 하는 것이 똥폼나는 권위였다.

□ 일반적인 형식

일정한 형식(type or style)이 있는 것은 아니다. 대략적으로 살펴보면 몇 가지 유형만 알면 아무 것도 아닌 것이다. 말을 한 김에 여기서 모두가 언급하면 :

ㅇ 사업개요, 지금까지의 성과, 추진계획(추진일정 등), 기대효과, 향후발전방향

ㅇ 목표(목적), 방침(방향), 세부추진계획(장․단기별 수립추진), 행정사항

ㅇ 목표(과정), 추진과제(장․단기 구분, 운영의활성화, 행정(협조) 사항)

ㅇ 배경, 방침, 중점추진실천과제, 세부추진계획, 행정사항(추진사항)

ㅇ 대상(對象), 절차, 요령, 사후(결과)조치

ㅇ 현황(개요), 지금가지 운영상 문제점, 개선방안, 조치사항

ㅇ 현실태, 그간의 추진상황(경위), 앞으로 추진계획

ㅇ 보도매체, 보도요지, 보도사실 확인결과(검토), 금후조치계획(신문보도등)

ㅇ 민원요지(인적사항), 처리경위,조치계획, 관계법령, 기타참고사항(민원접수처리)

ㅇ 현황 및 현실태, 반성 및 교훈, 개선방향, 향후추진계획

ㅇ 배경, 입지여건, 개발방향(주요기능), 개발계획(개요, 시설구성),추진계획(그간의 추진상황, 향후추진계획)

ㅇ 의의(개념, 필요성, 특징, 형태), 장․단점(긍정적, 부정적 측면), 유형별 분석․검토, 문제점과 개선방안

ㅇ 사업개요(목표, 방침, 사업내용, 기대효과), 세부추진계획(지금가지 추진현황, 추진일정, 향후추진계획), 추진상황 분석 및 지속적인 추수관리(追隨管理))

ㅇ 추진일정, 시책 및 사례내용, 시행효과

ㅇ 현황, 문제점(개선요구), 의견 및 대응논리

ㅇ 지시사항, 추진배경(방향),중점추진과제, 분야별 추진계획, 행정사항

ㅇ 현황, 그간의 추진상황(실적), 금(향)후 추진계획

ㅇ 현황(현 실태) 및 문제점, 향후여건 및 전망, 추진사례발굴(개선)추진, 특수시책, 시범(우수)사례, 지금까지 드러난(도출된) 문제점, 개선방안 및 대책(대안)

ㅇ 사업개요, 그간의 추진실적, 행정9협조)사항

ㅇ 현재의 실태, 향후상황변화 예측, 대응방향

ㅇ 목적(의의, 실태), 기본방향, 추진계획, 기대효과(성과)

ㅇ 목적, 추진방침, 세부추진계획, 행정사항

ㅇ 개최배경 및 경위, 개최계획, 세부일정, 준비사항

ㅇ 목적(배경), 방침(방향), 추진체계, 중점추진, 실천과제, 행정사항

ㅇ과제역할, 추진방향, 중점추진과제, 세부과제별 추진계획, 행정사항

ㅇ 목표, 방향, 추진체계, 추진방법, 세부추진사업, 행정사항

ㅇ 개요, 그간의 추진실적, 참가계획, 봉사활동 일정표, 장․차관님 하실 일

ㅇ 개요, 협의안건토의(토의내용, 토의 결과), 종합토론, 개회효과, 건의사항

ㅇ 시책․사업개요(추진배경 및 경위, 목적 및 기대효과, 주요내용), 추진계획 및 실적, 평가의견 및 향후계획(추진성과, 효과, 향후과제)

ㅇ 현황, 문제점, 개선방안, 필요조치사항 및 추진일정, 관계기관 의견개진

ㅇ 조치계획, 조치실적, 향후조치계획, 건의사항

ㅇ 현황 및 실태(필요성), 발전과제(검토방향)

ㅇ 목적(의의), 추진배경, 주요내용, 성과․반성

ㅇ 현황 및 문제점, 개선방안, 조치계획(추진개요, 기본방향, 추진계획 등)

□ 사안별 체계와 순서

한편 사안별로 보고체계나 순서 등이 다르다. 그러나 개괄적으로 몇 가지 사안을 중심으로 간략히 적으면, 일반적 기술순서로는 제목, 목차, 본문, 결론, 건의, 작성년월일, 작성자 직위․성명이 필수사항이다.

각 사안별로 언급하면,

ㅇ 계획보고서 : 목적, 계획내용, 실시기간, 장소, 집행방법, 소요에산 및 인력, 물자, 관련시책과 관계 및 협조방법, 기타 제반사항

ㅇ 실시보고서 : 목적, 계획내용, 추진상황, 계획대 실적비교, 행․재정적 대안

ㅇ 결과보고서 : 목적, 주요내용, 집행사항, 계획대 실적 비교, 분석 및 설명, 기타분야에 대한 조치(협조)사항

ㅇ 현황보고서 : 개요, 계획내용, 추진상황, 문제점, 대안, 전망과 추세, 향후발전과제

ㅇ 연구보고서 : 목적, 현황, 문제점 및 대책 등 관련사항, 개선방안

ㅇ 조사보고서 : 조사목적, 기간, 조사대상, 조사내용, 기타관련사실 등 조치사항

3. 자르고(삭제), 줄이고(함축), 그리고 고치기

일필휘지(一筆揮之)하여 명문장을 작성하기란 귀재가 아니고서는 없다. 나면서부터 아는 분이 있는 것이 아니고 살아가면서 경험을 쌓고 실수 속에서 하나하나 익히게 된다. 몇 번이고 작성하여 삭제하고, 늘렸다가 다시 줄이는 고생을 되풀이하는 틈에서 익히게 된다. 보고서 작성의 비결도 이렇게 익히는 것이다.

論語, 述而篇, 我不生而知之者,猶困而知之者也

□ 길이 맞추기

한 장 짜리 보고서를 작성하고자 하면, 넘는다면 한 가지 방법뿐이다. 인정사정도 없이 잘라내는 것이다. 잘라내는데도 몇 가지 비결은 있는 법이다.

첫째로는 흥미롭지만 불필요한 사실(자료)들은 잘라 내라. 독특하거나 놀라운 것이라고 생각해서 끼워 넣은 자료라도 과감하게 잘라내어라.

둘째로는 과다한 정보는 삭제하라. 아무리 좋은 사례라도 2개 이상은 없애라. 꼭 필요한 정보가 3개라면 경중을 가려서 2개만 제시하고, 나머지 하나는 삭제하라.

셋째로는 뻔한 사항은 없애라. 평소에 발생되는 일반사항은 적을 필요가 없다. 공연히 긁어서 부스럼을 만들 소지가 있는 것이나 공연히 부끄러운 부분을 드려내는 결과를 적을 필요는 전혀 없다.

□ 문체 다듬기(diction)

말은 시대에 따라 변하고, 같은 말이라고 내용이 달라진다. 언어는 항상 변화하고 있다. 시간의 흐름, 시대상황, 기술의 변화와 문화 흐름의 빠른 변화 등에 의하여 의미변천과 격상 혹은 격하되기도 한다.

첫째로는 부정적인 표현보다는 긍정적인 표현으로 일관하라. 긍정적인 표현이 이해하기가 쉽다. 문제를 제시하는 사람을 문제시하는 경향이 있다. 보고서를 보고하는 사람으로 동일시하는 경향이 있다.

둘째로는 확신에 찬 표현을 사용하라. 반드시 확신에 찬 표정으로 결재를 받아라. 이 같은 확신이 보고 받는 사람을 움직이게 한다. 적어도 보고서에는 적지 못했더라도 의견을 당당하게 밝히고 요구를 할 수 있으면 요구를 해야 한다. 보고 받는 사람은 반드시 보고서 내용뿐만 아니라 보고서 작성과정의 애로사항 등을 간파하는 행간을 읽는다는 사실을 알아야 한다.

셋째로는 세부적인 사항으로 같은 내용의 단어를 없애야 한다. 동어반복은 물론, 관형사, 형용사, 부사 등의 수식어를 없애고, 수식형식의 구절도 삭제해야 한다. 그리고 지나치게 세부적인 기술도 삭제해야 한다.

□ 단어 선택하기

시를 짓는데도 가장 중요한 것이 단어선택(diction)이라고 한다. 웃음이라는 단어에도 박장대소(拍掌大笑), 조소(비웃음), 미소, 너털웃음, 깔깔 웃음, 냉소(冷笑) 등 수십 가지 단어가 각기 다른 뜻을 함유하고 있다.

공과 여성(ball and female) : 20대 여성은 축구공처럼 20여명의 남자들이 서로 차지하고자 몸싸움까지 하고, 30대 여성은 농구공처럼 10여명의 남성들이 사로 만져보려고 공 따라 다닌다. 40대 여성은 골프공과 같아 한 사람이 1개의 공을 갖고 논다. 50대 여성은 탁구공과 같아서 서로 갖기 싫어서 상대방에게 쳐 넘기고 있다. 60대 여성은 장외공과 같아 돌아오지 않기를 바란다. 70대 여성은 애드벌룬(ad-balloon)과 같아서 자신에 한 때 공이였다는 환상을 버리지 못하고 있다고 한다.

“필자, 나, 본인 등”의 1인칭 말을 없애고, 3인칭으로 표현 방법은 있으나 영문에서도 보고서에 3인칭으로 표현하기 위해서 능동태보다 수동태로 표현하는 방법이 있다. 우리 나라에서는 수동태의 표현이 없기에 3인칭으로 표현하는 것이 좋다.

최고, 지상최대, 가장 사랑 받는 등의 극찬이나 자랑하는 표현을 일체 사용하지 말아라. 효과를 내기보다는 반사적 부정효과(reflex negative effect)가 더 크다는 사실을 인식해야 한다.

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行政報告書 作成 要領

蔚山廣域市 東區

목       차

Ⅰ. 머리에	3

Ⅱ. 행정보고서의 종류	5

Ⅲ. 보고서작성의 접근방법	6

ꊱ 제목(건명)의 선정	6

가. 제목이 갖는 의미	6

나. 바람직한 어휘 선택방법	6

ꊲ 보고체계 구상	7

가. 사전구상의 필요성	7

나. 기․승․전․결론	7

다. 보고체계 작성 실례	8

ꊳ 세부내용 작성 요령	10

가. 일반적 원칙	10

나. 작성에 임하는 자세	11

Ⅳ. 유형별 작성 실례	13

사례 1

-----------

사례 12

(총13종)

Ⅴ. 스스로 노력해야 할 일	26

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Ⅰ. 머 리 에

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○ 우리 공무원이 행하는 행정도 일종의 전문기술이라고 할 수 있다.  21C를 목전에 두고 하루가 다르게 행정통신망도 날로 발달되고 확충되어 가고 있는 추세에도 불구하고 급속한 행정환경의 변화에 따라 각종 행정보고서는 단조로와 지거나 감소되지 않으면서 오히려 질과 양, 종류면에 있어 아주 복잡다양하게 생산되고 있는 실정으로

○ 이는 상하급기관과 상하급자의 계층구조가 엄연히 존재하는 한,  일상 업무를 수행해야 하는 공조직 사회에서 불가피한 현상으로

○ 자치구로 승격된지 2년여가 지난 지금 우리 동구 소속 공무원도 급변하는 행정환경과 행정행태에 대하여 빠른 시일내 적응시켜 나갈 수 있도록 노력해야 할 것입니다.

○ 따라서 본자료는 법령이나 조례규칙 등에 명시되어 있는 규격화된 행정서식 작성요령 등은 논외로 하면서 또한 체계화된 학문적 이론 등을 인용하지 않았으며 각종행정보고서중 일부사례를 중심으로 엮었음을 미리 밝혀 두는 바입니다.

○ 그러므로 본 자료는 현재 시점에서 행해지고 있는 다양한 행정보고서중 일부유형의 한낱 자료에 불과할 뿐더러 더더구나 100% 완벽한 보고서작성 기법을 다루었다고는 볼 수 없는 일로

○ 작성자의 사고와 소신, 보고를 받는 입장에서의 취향, 주민 의식구조의 변화와 함께 앞으로 각종 보고서의 작성기법도 혁신되어야 하겠으며

○ 끊임없는 자기계발의 노력과 함께 옛것도 소중히 여겨 과거를 현재에 조명해 보고 미래에 투사환류 시키면서 우리 구정이 날로 발전을 거듭할 수 있도록 우리 모두가 힘써 나가야 하겠습니다.

※ 본 자료는 임용된 지 오래되지 않은 직원을 대상으로 일상업무에 참고하기 위해 현재 구본청에서 이루어지고 있는 보고서를 중심으로 작성하였으나 자료의 작성형편상 수집한 자료의 일부인용, 변용하였거나 작성자가 임의로 내용을 일부 수정하였음을 양해하여 주시기 바랍니다.

Ⅱ. 행정보고서의 종류

◦공문서 처리규정에 따라 작성되는 공문서로서 가    장 기본적인 보고서

기안문서

◦기안문서나 각종보고 내용중 핵심부문만 별지요약    정리, 결재권자로 하여금 쉽게 파악할 수 있도록     작성되는 보고서

결재요약

◦간부회의 자료

◦실․과․소․동장 등 회의서류

◦유관기관, 산하단체와의 회의서류 등

회의서류

◦주요업무계획서

◦주요시책추진지침

◦익년도 시책구상

◦심사분석, 각종 시책 추진상황

◦일일업무보고 및 동향보고

◦지휘보고 등

업무보고

◦주요행사계획

◦행사진행 시간 계획(일정표 등)

◦훈시, 말씀자료, 치사, 축사자료

행사관련

※ 현재 구본청 및 시본청에서 이루어지고 있는 행정보고서 종류의 전체를 망라한       것이 아니며, 보고서작성의 빈도수가 높을 뿐더러 하위직에서 반드시 알아야        할 부분만 열거하였음.

Ⅲ. 보고서작성의 접근방법

ꊱ 제목(건명)의 선정

가. 제목이 갖는 의미

○ 제목은 보고서에 함축된 내용을 한마디로 표현시키는 모든 보고서     의 주축이자 얼굴로 제목이 갖는 의미는 매우 클뿐더러 따라서 어     휘 선택에 신중을 기하여야 할 것임.

나. 바람직한 어휘선택방법

○ 종래 전례답습식으로 사용해 오던 딱딱한 문제보다는 모두가 공감     할 수 있는 부드러우면서도 사용이 일반화된 고유의 우리말(행정     용어순화편람 활용)을 인용하는 방향으로 선택의 폭을 넓혀나가야     할 것이며 분량이 많은 보고서의 경우 부제를 사용하는 것도 바람직함.

	상호비교 예시
○ 구청장 초도순시 결과(보고서) → 새로운 동구의 나아갈 길 ○ 구정 1년간의 성과 → 구정 1년간의 땀과 열매들 ○ 스승의 날 기념 미담․가화집 → 스승의 은혜는 하늘 같아라 ○ 의정활동보고서 → 동민여러분! 저는 이렇게 일해 왔습니다. ○ 2000년 대비 당면 업무지침 → 새로운 지방화시대를 열면서

ꊲ 보고체계 구상

가. 사전 구상의 필요성

○ 그림에 있어 구도와 마찬가지로 모든 행정보고서의 경우도 분량의  많고 적음에 불구하고 보고체계를 어떻게 엮어 나갈 것 인가를 먼저 구상한 후 그 체계(뼈대:목차)에 맞춰 세부내용(살 붙이는 일)을 작성해 나가는 것이 보고서 전체 내용의 조화를 살려 나갈 수 있음.

나. 기․승․전․결론

○ 보고서의 형태에 따라 체계(목차)도 각기 다르게 표현될 수 밖에     없으나

	○ 논리 체계상
《 서 양 》: 서론, 본론, 결론 → 3단계 《 동 양 》: 기론, 승론, 전론, 결론 → 4단계로 되어있는 바 서양의 체계보다는 동양의 체계로 엮어나가는 것이 보고 받는 입 장에서 볼 때 바라직한 것으로 공감을 받고 있음

	: 일으킴, 시작, 배경 → 다루고 있는 문제의 단추를 여는 부분
	: 이어서 설명하는 부분 → 문제를 구체적으로 풀어나감(설명)
	: 승의 내용을 관점과 시각을 바꾸어 부연 설명하여 더욱 새로 운 맛을 나게 하는 부분
	: 승과 전의 부분요약과 앞으로 방향을 제시하는 맺음 부분

기

승

전

결

↓

↓

↓

다. 보고체계 작성 실례

○「공직기강 확립에 따른 지시」기안문서 결재요지

→

지 시 배 경	지 시 요 지	실 천 계 획	후 속 조 치

○ 6월중 동단위 주요행사 구청장 참석 격려계획

→

목 적	격 려 방 침	격 려 방 법	동별 격려계획

○ 지방공무원 연고지 배치 추진계획

→

목 적	개 요	추 진 계 획	행 정 사 항

○ 직원생일 축하계획

→

목 적	행 사 개 요	진 행 순 서	소 요 예 산

○ 연말 불우이웃돕기운동 전개 계획

목    표

행정사항

추진계획

방    침

: (배경, 목적, 동기, 필요성)

: (시책추진의 기본골격)

추진주체

소제목

돕기 대상 어려운 집의 선정

돕기 실시요령

자매결연의 추진

: (행정 내부적으로 조치해야 할 사항)

○ 하위직 공무원 사기 앙양 방안

Ⅰ. 하위직 공무원 현황

Ⅱ. 근무의욕고취의 필요성

1. 필 요 성

2. 현실불만요인 분석

Ⅲ. 근무의욕 고취 방안

1. 전제 및 방안의 총괄

2. 세부실천 방안

가. 현행 제도하에 실천 가능한 분야

나. 법령개정 및 제도개선을 요하는 사항

○ 국무총리 국민과의 대화(행사진행) 계획

→

기 본 계 획	행 사 일 정	참 석 인 사	대 화 계 획
만 찬 계 획	숙 박 계 획	조 찬 계 획	업 무 분 담

○ 국법질서확립 추진 2차 중간평가 결과보고

Ⅰ.  총                평

Ⅱ.  기 관 장 실 천 의 지

Ⅲ.  추    진    상    황

Ⅳ.  분야별 중점 추진과제 평가

Ⅴ.  수    범    사    례

Ⅵ.  추 진 상  애 로 사 항

Ⅶ.  반성, 발전시켜야 할 사항

ꊳ 세부내용 작성요령

가. 일반적 원칙

○ 보고체계 작성이 완료되면 체계별 세부내용(살 붙이는 일) 작성에     들어가야 하는 바

○ 사안과 유형에 따라

∙중앙지침(지시)에 의거 지역실정에 맞게 수용시켜야 하는 경    우

∙자체적으로 순수한 아이디어를 요구하는 경우

∙6하 원칙을 적용시켜야 하는 경우

∙현지성과 사실성을 그대로 기술하여야 하는 경우

∙상사의 지시내용을 현실여건에 맞게 풀어나가야 하는 경우 등

○ 보고서의 분량과 내용을 각양각색으로 다양하게 구사해 나가야만     할 것임.

※ 제4항 : 유형별 작성 실례 참고

나. 작성에 임하는 자세

① 간단명료하면서 핵심내용을 빠뜨리지 말아야

◦정보화시대에 접어들면서 행정의 여건과 환경도 크게 변화, 복       잡 다양 해 지고 있어

→ 보고(결재) 계층이 위로 올라갈수록 부서마다 각양각색의 보          고서가 소화해내기 어려울 정도로 쌓이고 있는 실정

즉, 30초 Speech, 1page보고서 시대가 도래 하였다는 현실을 명심해야 할 때

② 시각적으로 돋보이도록 Graphic, design 기법을 인용해야

◦시종 단조로운 문체와 서술형의 보고서는 산만함과 장황한 느낌       만을 주면서 주요내용을 쉽게 파악하기가 곤란하므로

문맥과 보고내용에 따라 글자모양의 크기를 조절

→ 문장에 강약의 엑센트를 주고

유도하는 방향에 따라 문장에 도안기법을 연결

→ 즉시적으로 함축된 내용을 쉽게 알아볼 수 있게 하며

통상 A4 한 페이지 지면에 18-20행으로 문장을 안배

→ 복잡한 느낌이 들지 않도록 하는 것이 좋을 것임.

③ 새롭고 신선한 감을 주는 용어 골라 써야

◦우선 당장에 탈 없고 기분만으로 수십년간 사용해 오던 전례답습식 용어의 사용에서 과감히 탈피, 새로우면서도 공감을 불러일으키는 어휘를 골라 쓰는 것이 바람직

→ 민원인을 상대로 어려운 용어를 많이 구사한 공문서도 감사          지적사항임.

※새로운 말로 탈바꿈할 수 있도록 우리 모두가 연구하여야 할      용어 예시

∙엄  수 : 반드시 지켜         ∙엄  중 : 무겁게 다뤄

∙철  저 : 깊이 있게           ∙만  전 : 아주 완전하게

∙격  행 : 힘써 나가도록       ∙특  단 : 사전에도 없는 말

④ 주요시책 구상이나 사업계획서 등은 반드시 실현가능성과 지역       실정이 감안되어져야 하며 조사확인 등의 복명서나 사건, 사고       등 상황보고서는 사실성이 뒤따라야

⑤ 시의성과 내용성이 동시 충족 되야

◦내용의 충실함 못지않게 보고시기를 일실할 경우 보고서의 가치       가 상실되므로 시의성(타이밍을 맞추는)도 강조되고 있음

⑥ 오자나 탈자가 없도록 완벽한 교정이 이루어져야

◦아무리 훌륭한 보고서라도 교정이 허술할 경우 보고서에 대한        전반적인 신뢰도를 떨어뜨리므로 마무리교정에 각별한 신경을        써야

Ⅳ. 유형별 작성실례

사례 1	→ 결재요약 작성의 경우

			[ 민선구청장 동 초도순방결과 종합보고시 ]
○ 순방기간 : '98. 7. 10 ~ 7. 20 (기간중 6일간) ○ 순방대상 : 11개동 ○ 순방시간 : 매일 14:00 ~ 15:30, 16:00 ~ 17:30 ○ 접견인사 : 220명(1개동 20명) ○ 유관기관 방문 : 파출소 등 9개소 - 동 순방후 순회방문 ○ 동 순방시 주민건의사항 실․과별 조치현황
	구분	계		문 화 공보실	총무과	사 회 복지과	위생과	환 경 보호과	환 경 미화과	건 설 도시과	건축과		지적과
	계	72		3	7	6	3	5	3	42	2		1
	수 렴	48		2	5	3	3	5	3	25	1		1
	검 토 (추진중)	18		1	2	2	․	․	․	12	1		․
	불 가	6		․	․	1	․	․	․	5	․		․
○ 조 치 : 구청장 지시사항 처리지침에 의거 조치 지시

사례 2	→ 일일업무보고의 예

업   무   보   고

소양고사 일정 확정

□ 일    시 : ’97.  8.  30(토), 14:00

□ 장    소 : 울산공업고등학교

□ 대    상 : 시 산하 일반직 7급이하 공무원으로서 응시희망자

[우리구 참가인원 - 15명(7급 8명, 8․9급 7명)]

□ 자    격 : 공무원 경력 3년이상인 자(’97.  8. 30현재)

□ 고사과목

◦ 7급     필수 : 행정법, 지방행정실무

선택 : 영어, 일어중 택1, 지방재정실무, 지방세세정실무,

개발행정실무 중 택1

◦8․9급   필수 : 행정법, 지방행정실무

선택 : 영어, 일어 중 택1

□ 성적우수자에 대한 조치

◦시상 : 6명(7급 및 8․9급 각3명 - 1,2,3위)

◦인사상 특전

∙승진요건 해당시 우선승진 임용

∙상급기관 결원시 우선발탁 임용(전입요건 해당자에 한함)

※우리구 참가자 격려 : 당일 12:00, 구청장실

사례 3-1	→ 동향보고의 예

동   향   보   고

□ 제15회 새이웃 체육대회 개최

○ 주    최 : 울산지역 사회교육협의회(회장: 나상균)

○ 일    시 : ’99.  6.  5(토)  10:00~17:00

○ 장    소 : 현대여자중학교 운동장

○ 주요참석인사 : 부교육감, 정몽준의원 부인

□ 노인사랑효도큰잔치 개최

○ 현대중공업정우회는 동구관내 61세이상 노인 2,000여명을 모시고 오는          5월 9일 13:00에 현대중공업체육관에서 노인위안잔치를 베풀 예정

□ 제1회 구민화합한마당 생활체육대회 개최

○ 일    시 : ’99.  5. 15(토) ~ 5. 16(일) - 개회식 : ’99. 5. 16(일), 10:30

○ 장    소 : 강동축구장

○ 주    최 : 울산광역시동구생활체육협의회

○ 주    관 : 울산광역시동구청

○ 후    원 : 동구지역 기관․단체․기업체

사례 3-2	→ 동향보고의 또 다른 예

울산과학대학 제2캠퍼스 동구유치

□ 사업내용은 이렇습니다.

○ 위    치 : 화정동 산160-1번지 방어진자연공원 내

○ 면    적 : 43,390평

○ 학교규모 : 15개학과 2,640명

○ 시설규모 : 55개 시설 17,491평

○ 소요사업비 : 378백만원

□ 사업은 이렇게 추진되었습니다.

○ 공원 일부 해제에 따른 지방도시계획위원회 심의 : ’98.  5. 22(원안심의)

○ 중앙도시계획위원회 심의 : ’98.  9. 25(조건부 의결)

○ 도시기본계획 일부 변경 승인 : ’98.  12. 23

○ 도시계획시설(대학교) 결정 및 지적승인 : ’99.  2. 24

○ 이해관계인 의견 청취를 위한 공람, 공고 : ’99. 2. 27 ~ 3. 17

○ 사업실시계획인가 : ’99.  3. 20(동구청 → 울산공업학원)

○ 사업착공 : ’99.  3. 30(공사기간 : ’99. 3. 20 ~ 2003. 12. 30)

- 기공식 : ’99.  4.  17(토)  11:00

□ 주민여론은 긍정적입니다.

○동구 지역 실업계 고교생들의 대학 진학난 해소 기대

○중․남구 지역과의 균형발전 기대

→

동구지역 주민공감대 형성	당위성 인식

사례 4	→ 행정사무처리 상황보고 자료

여직원전용휴게실 설치

여직원수의 상대적 증가 추세에 따라 청내 여직원 전용휴식공간을 확보하여 업무능률향상 및 사기진작 기여

○ 독립된 휴식공간 제공

○ 여직원 탈의 등 불편사항 해소

○ 임산부 직원의 휴식공간 확보

○ 근무시간내 이용 제한

추  진

방  침

○ 설치기간 : ’98.  6.  2 ~ 6.  5(4일간)

○ 장    소 : 기존 1층 건축서고

○ 면    적 : 26.5㎡ (2.65 × 10m)

○ 소요예산 : 1,826천원

○ 설치내역

◦침상(온돌판넬 2.6×6m), 냉․난방시설,

이불장 1, 옷장 1, 커텐 2, 거울 1, 응접 set 1

추  진

상  황

○휴게실 이용 시간 제한(수시 점검조치 - 정착시까지)

◦근무시간내 휴게실 이용 행위 등

○편의시설 추가구입 사안발생시 적극 조치

향  후

계  획

사례 5	→ '99 의회사무과 소관 업무계획보고 자료

효율적인 의회운영

□ 운영방침

○ 기본방침 : 월1회 개최를 원칙

◦임시회 : 7회 45일이내(연간 운영계획 수립, 신축적 운영)

◦정기회 : 1회 35일('99. 11. 25 ~ 12. 29)

○ 방침결정 : 의원간담회에서 협의 후 결정

〈’99집회 운영계획(안)〉

회 수	시 기	회의일수	세 부 내 용	비 고
17	1월 ~ 2월	6일	◦’99년도 업무계획 청취 ◦안건심의	설날연휴 2.14~2.17
18	3월	6일	◦구정질문, 안건심의
19	4월	8일	◦제1회 추경예산안(제출시) ◦안건심의
20	5월	6일	◦안건심의
21	6월 ~ 7월	6일	◦구정질문, 안건심의
22	8월 ~ 9월	7일	◦제2회 추경예산안(제출시)	결산검사 실 시
23	10월 ~ 11월	6일	◦‘98년도 결산 및 예비비지출승인 ◦‘99행정사무감사계획서 의결
24	11.25 ~ 12.29	35일	◦’99행정사무감사 ◦2000당초예산․’99결산추경예산안 ◦구정질문 등

사례 6	→ 「제2의 건국」운동 추진과제 발굴보고회 자료

불우노인과 사랑나누기운동 전개

□ 어떤내용으로...

○ 불우노인 가정방문으로 함께 목욕하기

○ 연말연시 홀로 보내는 노인 가정을 초청 함께 보내기

○ 생일상 차려주기

○ 밑반찬 만들어 주기

○ 집안청소 및 빨래해주기 등

□ 사랑나누기는 이렇게...

○ 시    기 : ’99. 1월 ~ 년중지속

○ 대    상 : 서부동 ○○번지 ○○○외 19명(거택보호자)

○ 참여인원 : 13명(동사무소 직원)

○ 생활불편사항 해결

∙목욕시켜주기 : 월 2회(매월 첫째, 셋째 토요일)

∙집안청소 및 빨래해주기 : 주 1회

∙생일상 차려주기 : 생일이 있는 주 토요일

∙밑반찬 만들어 주기 : 월 2회(매월 첫째, 셋째 토요일)

∙연말연시 노인초청 : 연말

□ 소요예산 규모는?            예산은 필요치 않습니다.

□ 어떤효과가 있을까?

○ 우리 사회에서 혼자라고 생각하고 계시는 외로운 노인들에게 빛이되어         드리고 더불어 함께 살아가는 따뜻한 사회를 만들며, 물질만능시대에          퇴색되어 가는 "경로효친사상"을 되새겨 보고 자라나는 새싹들에게도         모범이 될 것임.

사례 7	→ 형태별 Speech 구성요령

○ 취임사 구성요령

◦만남의 인연을 강조하여 그 기쁨을 충분히 표현한다.

◦기관운영방침에 대한 기본은 밝히되 구체적인 것은 피한다.

◦개인품성이 분명히 드러나도록 소개를 잊지 않는다.

○ 내빈축사 구성 요령

◦축사를 하게 된 것을 기쁘게 여기는 태도를 나타낸다.

◦준공(또는 개인)의 효과를 구체적으로 지적하여 축하한다.

◦구성요원에 대한 축하와 함께 그들의 의무 또한 강조해 둔다.

○ 신년사 구성요령

◦새해의 축하인사를 잊지 않는다.

◦기관의 방침을 제시한다.

◦해결하고 넘어가야 될 문제에 대한 반성과 처방이 나와야 한다.

○ 망년회 인사 구성요령

◦참석자들의 지난 한 해 활약을 소개해 준다

◦한해를 보내는 의미를 지적한다.

◦반성의 분위기를 지나칠 정도로 무겁게 깔리지 않도록 배려한다.

○ 송별회 축사 구성요령

◦재직중의 「에피소드」를 인용한다.

◦당사자가 떠남으로서 느끼는 허전함을 구체적으로 말한다.

◦지속적인 인간관계의 인연을 부탁하는 내용을 잊지 않는다.

사례 8	→ 간부회의 훈시 내용 요약 사례

- 《 전               략 》 -

○ 따라서 과거의 새마을운동은 잘살기 운동으로

◦’70년대 중반 환경개선과 ’80년대에 들어서면서 사회교육쪽으로 동원능력       을 보여주었다고 평가하고 싶으며

○ 앞으로의 새마을 운동은

◦생활의 질을 높일 수 있는 의식개혁운동으로 변모해 나가되

○ 구의 새마을운동의 경우도

목표 → 의식개혁운동 다시 전개

ꀵ

생활의 질

향     상

새 로 운

구민정신

환 경 의

보 존 과

관    리

과거의 우리

구민정신

현재 우리구민의

의식구조

내일의 바람직한 구민정신

○ 시책추진의 일관성 유지

◦과거에 중앙정부나 자치단체장이 바뀌면 알차게 추진해 나가던 시책이        이유없이 바뀌는 경우 허다

→ 그러나 전임자가 추진해 오던 시책이 참으로 바람직하고 옳다고 판단          되면 오히려 적극적인 추진으로 시작한 것을 꽃 피울 수 있게 하는             일이 더욱 중요

- 《 후               략 》 -

사례 9	→ 구청장 동 순방 시간대별 진행계획 작성의 예

시 간 대 별 진 행 계 획

시 간 대 별		내 용	비 고
～ 14:00 14:00 ～ 14:02 14:02 ～ 14:05 14:05 ～ 14:15 14:15 ～ 14:30 14:30 ～ 15:00 15:00 ～ 15:30	2분 3분 10분 15분 30분 30분	◦구청 → 동 도착 ◦민원창구 공무원 격려 ◦직원신고 ◦동정현황 및 현안사항 보고 ◦구청장 훈시 ◦유관기관방문 (이동시간 포함)	민원실 동장실 동장실 동장실 회의실 파출소 소방파출소

	지역주민과의 대화
◦구 관계자 소개(구청장) ◦구청장 인사말씀 ◦초청자와의 대화

사례 10	→ 서한문의 예

귀하

평소 구정발전을 위해 협조해 주신 귀하께 진심으로 감사드립니다.

’99봄철 산불방지기간이 5월 16일부로 종료됨에 따라 그간 산불방지를 위해 전력으로 지원 협조해 주신데 대하여 깊은 감사를 드립니다.

잘 아시다시피 지난 연말과 연초에 연이은 야간산불로 인하여 아름다운 해송이 잿더미로 변하는 재산상의 손실과 함께 행정력 낭비를 겪는 등 어려움이 이만저만이 아니었으나, 귀하께서 물심양면으로 적극 협조하여 주신 덕분에 산불피해를 최소한으로 줄이는 성과를 거양하여 우리의 삶의 쉼터인 귀중한 산림을 지킬 수 있었습니다.

우리구에서는 그간 지난해 11월 1일부터 금년 5월 15일까지 7개월여 동안 경찰, 군부대, 민간단체, 주민의 도움을 받아 야간잠복근무실시, 방화범 검거자에 대한 1,000만원의 포상금제 실시, 산불방화범 전담수사반 편성운영, TV․신문 등을 통한 홍보활동 강화 등 민․관․군이 혼연일체가 되어 산불방지에 최선을 다해 왔습니다.  그 결과 1월 이후부터는 산불을 최대한 예방하여 우리동구가 상대적으로 다른지역에 비해 산불발생이 적은 지역으로 바뀔 수 있었는데, 이것은 애정과 관심을 가진 귀하의 덕분이라 생각되어 다시금 감사의 말씀을 드립니다.

금번 성공적인 산불방지와 관련하여 민․관․군이 협력하면 아무리 어려운 일도 잘해낼 수 있다는 사실을 절실히 느끼고, 앞으로도 계속 구정발전에 적극 동참, 협조해 주실 것을 부탁드리오며, 귀하의 건승을 진심으로 축원합니다.

1999.  5

울산광역시 동구 부구청장

사례 11	→ 안내문의 예

이산가족민원창구 담당자 귀하

안     내     문

평소 노력을 아끼지 않고 이산가족업무에 임해 주시는 민원담당자 여러분의 노고에 사의를 표합니다.

최근 남북당국간 회담성사 발표(6.3)이후 이산가족찾기 신청이 폭주하고 있습니다.  민원업무에 많은 고충이 있을 것으로 예상됩니다만, 민족적․역사적 대사업에 동참한다는 자부심을 가지고 업무에 만전을 기해 주실 것을 부탁드립니다.

특히 이산가족찾기 신청인의 대부분이 고령자임을 감안하여 불편이 없도록 세심한 배려를 당부드리며, 이산가족 찾기 신청인의 전화문의 또는 신청서 접수시 신청인의 성명, 주민등록번호, 출신지, 기타 찾는데 도움이 되는 사항, 북한가족의 출생년월일 등을 정확하게 빠짐없이 기재할 수 있도록 안내하여 주시기 바랍니다.

아울러 귀 민원창구에서 접수된 신청서는 취합하여 통일부 이산가족과로 등기 우송하고, 이산가족찾기신청서 일일접수현황표(붙임 양식)는 매 업무종료후 17:30까지 귀 협의회(지사, 사무소)의 본부로 송신하여 주시기 바랍니다.

※ 귀 민원창구에서 신청서 발송료 청구시(영수증 첨부) 우리부에서 지급 조치     할 예정임.

통 일 부 장 관

사례 12	→ 대국민 홍보문 예

책임운영기관이란?

□ 책임운영기관은 자율적으로 운영하고 그 성과에 대하여 평가받는 새로     운 형태의 정부기관입니다.

□ 즉, 책임운영기관 제도는

○ 권한을 주어 역량을 최대한 발휘할 수 있게 하고,

○ 열심히 일하는 기관이나 사람을 우대하는 제도입니다.

왜 도입해야 하나?

□ 정부조직의 경직성

○ 현재의 정부조직은 정책수립과 집행기능이 섞여있고, 같은 관리․통제기        능이 적용되어 탄력적 운영이 곤란합니다.

○ 따라서 기관의 목표설정, 성과측정 및 고객중심적인 운영이 어렵습니다.

□ 국민위주의 행정서비스 미흡

○ 공무원들은 보고․결재 등 부수적 업무에 더 많은 시간을 쓰고 있으며

○ 행정서비스 차원에서 양질의 서비스를 바라는 국민의 욕구를 충족시키        기가 어렵습니다.

책임운영기관을 도입하면

공무원은 자율과 권한을 갖고 일할 수 있고

ꀶ

국민은 더나은 행정서비스를 신속․친절하게

제공받을 수 있습니다.

Ⅴ. 스스로 노력해야 할 일

ꊱ 남보다 더 많은 보고서를 접해야

○ 부서별로 다양하게 생산되고 있는 각종 서류를 가급적 많이 접하         면서 접할 때 마다 형식적인 공람에 그칠 것이 아니라

→ 어휘, 문맥, 체계 등을 심도있게 살펴보면서 익히고 자기의 사고와     비교해 보는 습관을 가져야 하며

ꊲ 시중 유통 정보물도 많이 읽어야

○ 각종 신문, 잡지 등 정기간행물과 신간서적, 교양물 등을 수시 또         는 정기구독

→ 급변하는 사회조류에 적응력을 기르고 스스로의 소양을 북돋아 주     는데 힘써 나가되,

특히 스크랩과 훌륭한 문장, 단어 등은 그때 그때 기록하는 습관     도 함께 길러 나가야만 하겠음.

ꊳ 한문공부 많이 해야

○ 현재 정부에서 추진하고 있는 한자병용 표기 실시와 더불어 중요         보고서의 경우 대부분 한자를 사용하고 있으며 앞으로도 지속될         전망임

→ 천자문부터 시작한다는 각오로 한문실력배양에 각별한 노력을 기     울여 나가야만 할 것임.

ꊴ 행정기능인의 최고 자리에 오르도록 노력해야

○ 평소 행정업무의 기본이 되는 기획, 인사, 지방자치제도, 예산, 회         계, 의회실무 등은 직급․직렬에 상관없이 모두가 다 전문가가           된다는 각오로 연구하며 본인의 분장업무외에도 항상 귀를 열어         놓고 배우며 이론을 실무와 접목시켜 연구하면 효과를 배가시킬         수 있음.

○ 이를 위해 퇴근후에도 행정업무 연찬에 최소한의 시간을 투자하고         많은 참고 자료 확보에 욕심을 가져야 할 것임.

- 행정의 최고 명인은 나도 될 수 있다. -